ما هي مسطرة الانقاذ ؟ و ما هي شروطها ؟ و أهم الاجراءات المتخذة من أجل فتحها؟

 

التأطير المفاهيمي و القانوني للتوثيق و الأرشفة

يعتبر القانون 69.99 أول قانون ينظم الأرشيف في المغرب و قد عرفه  بكونه جميع الوثائق كيفما كان شكلها و تاريخها و حاملها المادي التي ينتجها أو يتسلمها كل شخص طبيعي أو معنوي أو كل مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة خلال مزاولة نشاطهم .

و الأرشيف ينقسم إلى قسمين أرشيف عام و أرشيف خاص ؛

الأرشيف  العام هو الذي تصدره الدولة و الجماعات المحلية و الهيئات العامة و المحدد ضمن المادة 3 من القانون 69.99 ، و ينقسم بدوره إلى ثلاثة أنواع :

الأرشيف العادي أو الجاري : الوثائق التي تستعمل بصفة اعتيادية و لمدة محددة من طرف الأشخاص المحددة ضمن المادة 3 من القانون 69.99 .

الأرشيف الوسيط : الوثائق التي لم تعد مصنفة ضمن الأرشيف العادي و التي تستعمل بصفة عرضية .

الأرشيف النهائي : هو الذي يتقرر حفظه بصفة نهائية .

الأرشيف الخاص : مختلف الوثائق التي ينتجها أو يتسلمها الأفراد أو المؤسسات الخاصة أو المؤسسات غير الحكومية و التي لا تدخل ضمن تطبيق المادة الثالثة من القانون 69.99 .

التوثيق : عملية ضبط لمجموعة من العمليات التقنية في إطار منظومة قانونية خاضعة لمنهجية علمية ومقاربة نسقية هادفة إلى :

 إرساء الحكامة في إنتاج وثائق تتمتع بالمصداقية و الوثوقية  ، قابلة للاطلاع من طرف ذوي الاختصاص ... و التوثيق إما أن يكون ورقيا أو رقميا أو شفويا وهو قابل للحفظ .

الأرشفة : عملية حفظ و تصنيف الوثائق بطريقة يسهل الرجوع إليها ، و هي عملية ديناميكية متكاملة حيث تعمل على الاهتمام بالوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات و متابعتها حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم لها أو إتلافها .

أنواع الوثائق خصائصها ، وتصنيفها

تتعد الوثائق في المؤسسات التعليمية ما بين الوثائق الإدارية و الوثائق التربوية و الوثائق المدرسية .

هناك عدة أنواع من الوثائق التي تستعملها الإدارة التربوية في تسيير شؤونها الإدارية و التربوية سواء من قبل الحراسة العامة للخارجية أو الحراسة العامة للداخلية أو المكتبة المدرسية .

تتنوع هاته الوثائق حسب الشكل الآتي ؛ السجلات ، الدفاتر ، الملفات ، البطاقات ، اللوائح و الجداول .

فمثلا الحراسة العامة للخارجية نجدها تستعين بمجموعة من السجلات لعل من أبرزها السجل العام للتلاميذ و سجل الشواهد المدرسية ...  ونفس الشيء بالنسبة للدفاتر إذ لديها يمسك دفتر التتبع الفردي للتلميذ و الدفتر الصحي .. و نجد لديها مجموعة من الملفات كملف التعاونية المدرسية وملفا الأنشطة وملفات نتائج التقويم والمراقبة المستمرة ...

أما بالنسبة للحراسة العامة للداخلية فلديها سجلات تتعلق بالتلاميذ الداخليين ، والسجل الصحي للتلميذ وسجل الخرجات الأسبوعية ..و مجموعة من الدفاتر من قبيل دفتر التغذية بالقسم الداخلي و كذا ملفات متعددة ( ملف التقارير اليومية و التقارير الخاصة بالتلاميذ و التقارير الخاصة بالأنشطة ..)

و لدى الإدارة مجموعة من البطاقات التي تتعلق بالتلميذ كالبطاقة الشخصية للمتعلم و هي البطاقة الخضراء ، وكذا البطاقة الشخصية للغياب وبطاقة التعريف المدرسية وبطاقة استثمار نتائج المراقبة المستمرة .

أما بالنسبة للجداول و اللوائح فيدخل فيها محضر الدخول و الخروج ، القانون الداخلي للمؤسسة ، التنظيم التربوي وجداول إحصاء التلاميذ الخ ...

و الوثيقة بالمؤسسات التعليمية تتميز بمجموعة من الخصائص كالموضوعية و عدم التحيز والمصداقية والطبيعية والعلاقات المتبادلة .

أما تصنيف الوثائق فيخضع لاجتهاد الموظف إذ يمكن التصنيف حسب الشكل أو الموضوع أو الجهة و كذا المجال أو حسب النشاط أو حسب التاريخ الخ ..

منهجية إنتاج الوثائق الإدارية و التربوية

تعتبر الوثيقة بالأهمية بما كان في العمل الإداري لذلك فإنتاجها يستوجب التقيد بمجموعة من الضوابط منها :

الضوابط الشكلية : لكل وثيقة شكل وتصميم خاص يميزها سواء تعلق الأمر بمراسلة أو مذكرة أو تقرير وغيرها فجميعها لها خصائص مميزة، إلا أن لها شكل عام يضفي عليها الصيغة الرسمية و يحدد هويتها الإدارية و من هذه العناصر نجد الرأسية ، المرسل ، المرسل إليه ، التاريخ ، المرجع ، الموضوع ، التوقيع ، مع احترام المسافات والمكان الخاص لكل عنصر(الهوامش) وكذا نوعية الورق ويكون باللون الأبيض ذو سمك ملائم يسمح بالتناول و الأرشيف أما التصميم فيجب أن يكون منسجم ومنظم .

الضوابط الإدارية : احترام السلم الإداري ، الحذر وروح المسؤولية ، الاسم الاعتباري ، المجاملة ، الأسلوب الإداري ..

الضوابط اللغوية : اختيار نوعية الخط ، الصياغة ، التركيز أي عبارات واضحة ودقيقة في معناها .

مراحل و عمليات التوثيق و الأرشفة

تمر الوثائق أثناء إنشائها من عدة عمليات و مراحل ففي حالة أردنا توثيق مجموعة من العمليات نحتاج أولا لتجميع المعلومات و الوثائق الخاصة بذلك الموضوع مع حصرها ثم تنظيمها و معالجتها و تحليلها ( الفهرسة ، التصنيف ، التكشيف ، الاستخلاص ، التحليل الموضوعي للوثائق )  لنمر لتخزينها سواء تقليديا عن طريق وضعها ضمن رفوف مع مراعاة عوامل الخطر الطبيعي و البشري ، أو تخزينها آليا كذلك باستعمال الحاسوب و آلة المسح الضوئي ، و آخر مرحلة من مراحل  التوثيق تتجلى في استرجاع تلك المعومات في حالة الاحتياج لها .

كما هناك عمليات الأرشفة التي تبدأ كذلك بالتجميع عن طريق حصر الوثائق و تحديد كميتها و أشكالها ثم تصنيفها على حسب الموضوع أو المكان أو الزمن أو الاسم ، و بعدها ترميزها مثال ملف تلاميذ ع ح أ 1 خيار ف ... ثم الفهرسة أخيرا

و هناك ثلاثة مراحل عمرية للأرشيف منها الأرشيف الجاري الذي تقل مدته غالبا عن 5 سنوات و بعدها يأتي الأرشيف الوسيط الذي تكون مدته ما بين 5 سنوات إلى 15 سنة ، فالأرشيف النهائي الذي يتجاوز 15 سنة .

و يمر تدبير الأرشيف الجاري و الوسيط من مراحل تمهيدية أولها تشخيص الوضع و يعني  دراسة تعتمد على الملاحظة (المعاينة) والتحليل، يتم إجراؤه وجوبا قبل بدء عمليات تنظيم الأرشيف ، و من أدواته نجد الملاحظة المباشرة ، الاستمارة ، المقابلة المباشرة و الجرد المادي .

تتوج دراسة تشخيص الوضع بتقرير تحليلي وتركيبي، يتكون من ثلاثة محاور: هي الوقائع والتحليل، التوصيات، ويهدف هذا التقرير إلى رسم صورة عن وضعية الأرشيف في الإدارة، واقتراح بدائل تروم إرساء ثقافة الأرشيف والنهوض به.

و من أدوات تدبير الأرشيف العادي و الوسيط نجد جدول تصنيف الوثائق الذي هو عبارة عن نظام تتم صياغته بناء على وظائف وأنشطة الإدارة، ويمكن من تنظيم الأرشيف الجاري والوسيط بطريقة تراتبية من العام إلى الخاص ، و يجب أن يكون تصنيف الوثائق سلسا و قابلا للتعديل . و هناك أيضا الجدول الزمني للحفظ الذي يعتبر أداة قانونية لتنظيم الأرشيف، تحدد مدة حفظه كأرشيف عادي ثم كأرشيف وسيط وكذا مآله النهائي الذي يكون إما بالإتلاف وإما بالتسليم إلى مؤسسة أرشيف المغرب .

إجراءات إعداد الجدول الزمني للحفظ : إعداد مخطط عمل / تقييم الأرشيفات  / تحديد قواعد الحفظ  / المصادقة على الجدول الزمني للحفظ / نشر الجدول الزمني للحفظ

أما فيما يخص عمليات و إجراءات تدبير الأرشيف العادي فيتم أولا فرز الأرشيف ليتم تحديد الذي له قيمة ليتم حفظه ، وإتلاف الأرشيف الذي لا يحمل أي قيمة  ، أما فيما يخص الأرشيف الوسيط فيتم أولا معالجته ثم فرزه و بعدها إتلاف الأرشيف الغير مهم

التوثيق و التواصل

التواصل هو عملية نقل رسالة محددة من جهة مرسلة إلى جهة مستقبلة عبر قناة تواصلية معينة. وقد تكون هذه الرسالة عبارة عن معلومات أو بيانات أو أفكار...  وهو منظومة محكمة يدخل في نطاقها الأشخاص أو المؤسسات في عمليات تفاعل وتبادل للأفكار والمعارف والمعلومات والمشاعر في قالب لغوي مشفر وبالاعتماد على وسائل الاتصال والتكنولوجيات الحديثة.

من وظائف التواصل نجد الإعلام والإعلان ، التعبير و الإقناع.

و تتجلى أهمية التواصل الإداري في تقليص الإختلالات الإدارية ، المحافظة على الصورة الإيجابية للإدارة ، تطوير خطة العمل الإداري و ضمان حسن سيره تحقيق الانضباط و المحافظة على روح المسؤولية داخل الإدارة و كذا تحديث و تطوير الإدارة.أننانانتتواصل المؤسسة خارجيا مع جمعيات أمهات وآباء وأولياء أمور التلاميذ، المجتمع المدني ، السلطة المحلية ، الجماعة الترابية ، الشركاء الإقتصاديون ..

الحق في الحصول على المعلومة : هو حق مضمون بمقتضى الفصل 27 من الدستور لجميع المواطنات و المواطنين للحصول على المعلومة الموجودة في حوزة الإدارة العمومية، والمؤسسات المنتخبة، والهيئات المكلفة بمهام المرفق العام ولا يقيد إلا بمقتضى القانون.

كما أن هناك قانون 31.13 منظم لهذا الحق إذ نص في المادة 3 منه على أن للمواطنات والمواطنين الحق في الحصول على المعلومات المشار إليها في المادة 2 ، مع مراعاة الاستثناءات المنصوص عليها في هذا القانون.

عرف القانون رقم 31.13 المعلومات بأنها: "المعطيات والإحصائيات المعبر عنها في شكل أرقام أو أحرف أو رسوم أو صور أو تسجيل سمعي بصري أو أي شكل آخر والمضمنة في وثائق ومستندات وتقارير ودراسات ودوريات ومناشير ومذكرات وقواعد البيانات وغيرها من الوثائق ذات الطابع العام، التي تنتجها أو تتوصل بها الهيئات المعنية في إطار مهام المرفق العام، كيفما كانت الدعامة الموجودة فيها، ورقية أو إلكترونية أو غيرها

الوثيقة الرقمية والأرشيف الرقمي

تحققت المؤسسات قفزة تدبيرية نوعية في السنوات الأخيرة من أجل مواكبة التطور السريع للتكنولوجيات، خاصة مع تنزيل و احد من أنجح المشاريع الوزارية ، وهي منظومة مسار، أصبح لزاما استثمار المعطيات الرقمية الهائلة التي توفها مخرجات هاته المنظومة ، وما يرتبط معها من تطبيقات أخرى كESISE  و MASSIR  و GRESA وغيرها . في المقابل ورغم مجموعة من الاجتهادات التي عرفتها رقمنة تدبير أرشيف الملفات المدرسية، إلا أن واقعها في الحقيقة لا يتجاوز تحويل السجل الورقي إلى رقمي، وتسريع عملية رقم وطبع الشواهد المدرسية بناء على معطيات تم اعتمادها من الملف الأصلي للتلميذ. من هذا المنطلق جاء التفكير في فتح نقاش حول موضوع الأرشفة الإلكترونية  بالمؤسسات التعليمية بالمغرب .

يمكن تعريف الأرشيف الالكتروني بكونه قاعدة بيانات إلكترونية تقوم بمهام نظام الارشيف الإلكتروني لأوعية مختلفة من المعلومات لتحل محل الأرشيف اليدوي . أما الأرشفة الإلكترونية فهي مجوعة من الاجراءات والادوات والاساليب المطبقة من أجل الاحتفاظ بالمعلومات الرقمية أو الالكترونية على المدى المتوسط والبعيد . باستخدام الوسائل والتقنيات والبرمجيات والأنظمة لتسهيل إدارتها وتخزينها والبحث عنها و استرجاعها بسهولة.

 وبالنسبة  للوثيقة الرقمية فيمكن أن نقول أنها معلومة مسجلة تم إنتاجها أو تلقيها عبر أجهزة الحاسب الألي ، لاستكمال أو تنفيذ نشاط فردي أو جماعي ولابد أن تكون الوثيقة الالكترونية مكتملة العناصر من حيث المحتوى والبنية والسياق، حتى توفر خاصية البرهان والاثبات للوثيقة.

أما فيما يخص التوثيق الإلكتروني فهو مجموعة من العمليات التنظيمية لحفظ الوثائق والمستندات وتسجيلها وتنظيمها باستخدام التقنيات الالكترونية الحديثة بعمل نسخة منها طبق الأصل على برامج الحاسوب الإلكترونية والرجوع إليها في أي وقت من خلال طرق البحث.

تتجلى أهمية التوثيق و الأرشفة الإلكترونية في :

كونها توفر كثير من الوقت و الجهد ، ولديها قدرة هائلة في حفظ المعلومات.

الاسترجاع السريع و المباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة

إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

أما فيما يتعلق بأهداف التوثيق والأرشفة الإلكترونية فهي متعددة يمكن الاقتصار على ذكر أنها تهدف إلى توفير المساحات المكتبية ،وكذا تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات و توفير نسخ احتياطية في حالة تعرض الأصول لأي ضرر ، و سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة ... ورغم كل هاته الإيجابيات إلا أن هنالك اعديد من الصعوبات و المشاكل من قبيل ضعف البنية التحتية للشبكات الإلكترونية، وعدم مسايرة البنية الإدارية و هيكلتها للمستجدات التقنية ، وقلة الأطر الإدارية المكونة في هذا المجال ، إضافة للتكلفة المالية العالية العالية التي تستوجبها هذه الأرشفة ..

مراحل رقمنة الأرشيف : 

 التصوير الضوئي

مراقبة و تدقيق الجودة

الفهرسة

إعادة الملفات 

تحضير الوثائق و الملفات

أهم البرامج التي تستخدم في التوثيق و الأرشفة الرقمية : الماسحة الضوئية  ، أجهزة الاستنساخ ( الكومبيوترات ، الكاميرات الرقمية ، مسجلات الصوت .. ) ،البريد الإلكتروني  ،مواقع إلكترونية ( google drive )

وتتجلى الوثيق و الأرشفة في المؤسسات التعلمية في عدة برامج من أبرزها منظومة مسار التي تساعد في القيام بمجموعة من العمليات الإدارية كمسك النقط و غياب التلاميذ و الشواهد المدرسية ..، نجد كذلك عدة تطبيقات مثل ( تطبيق access  ..) و هناك أيضا منصات أعددتها الوزارة كمنصة taalim.ma  .

التوثيق و مشروع المؤسسة

و يعتبر مشروع المؤسسة أداة أساسية لأجرأة الأنماط التربوية داخل كل مؤسسة تعليمية  و استثماره كآلية لتجسيد العمل التشاركي و المنهجي من أجل توجيه جهود مختلف الفاعلين و المتدخلين على مستوى المؤسسسة التعلمية و يستهدف تجويد التعلمات

مراحل إعداد المشروع طبقا للمذكرة 087.21 المتعلقة بمشروع المؤسسة المندمج : ( الانطلاقة ، التشخيص ، الأولويات ، الأجرأة ، الضبط ، الانتقالية )

مرجعيات مشروع المؤسسة : الرؤية الاستراتيجية للإصلاح 2015/2030 - القانون الاطار 17.51 - النموذج التنموي الجديد - المرسوم رقم 376/02/2 بمثابة النظام الاساسي الخاص بمؤسسات التربية والتعليم العمومي - المذكرة رقم 73 بتاريخ 20 ماي 2009 في شأن إحداث جمعية دعم مدرسة النجاح - المذكرة رقم 125 الصادرة بتاريخ 1 شتنبر 2011 - المذكرة رقم 87_21 في شأن تعميم العمل بمشروع المؤسسة المندمج - خارطة الطريق 2022-2026.